四、关于地方志系统地情资料数据库进一步建设的构想
地情资料数据库建设除技术手段外，重要的是要明确地情资料数据库的主要资料来源。地方志系统资料的主要来源应该是修志过程中的资料和成书的资料，而其中最重要的资料来源应该是资料长编。资料长编从哪里来，每个修志的同仁都会知道要从每轮修志的编纂中来。因为每轮修志是组织社会方方面面的地情大调查、资料大汇集。2007年11月，中国地方志指导小组出台的《关于第二轮地方志书编纂的若干意见》第5条“关于内容记述”中明确要求“编写志稿前，应对入志资料进行系统梳理和研究，编辑好资料长编。”这不仅是为提高志书质量，同时也为建设地情资料数据库打下了坚实的基础。虽然近年有些地方提出建立地方志资料年报制度（如广州市地方志办公室），但毕竟是通过有关部门年报，与大规模修志的资料征集还是不一样的。年报资料往往是部门管辖的省属、市属、区属，而很难是省境、市境、区境的资料。所以，第二轮修志是建立一地地情数据库的极佳平台，不可“倒计时”、“按换届”抢时间仅满足文本志书的完成。机会一失，又要到20年以后的第三轮修志。
（一）建立资料数据库构架
（二）地情资料数据库资料输入系统
以地方志资料长编的电子卡片为数据库资料最基本单元，按资料内容的时序将电子卡片输入相关子库。资料卡片根据资料状况包括“汇辑型”、“纂辑型”、“撰述型”三种；根据资料来源特征加工成为六种资料来源电子卡片模版，指“文献资料电子卡片模版”、“文书档案资料电子卡片模版”、“报刊资料电子卡片模版”、“网络资料电子卡片模版”、“口碑资料电子卡片模版”、“图片资料电子卡片模版”。
“电子卡片模版”的著录要素包括资料类别、资料门类代码、资料内容时间、关键词、资料内容标题、资料来源、资料整理者姓名、资料整理时间、资料正文等。
电子资料卡片入库定位。电子资料卡片分类按时间顺序编排，形成资料长编入库。如“8-7-2+199989”就是1999年8月9日“水产资源”的资料（见以上“数据库架构·代码示例”）。
“关键词”是每张电子资料卡片在整理时均要填写的，以方便今后的检索利用。关键词包括地名、人名、建筑名、事件名、事物名等，根据资料内容由资料整理者填具，关键词一般3~5个。同样一个关键词出现如果达到设计标准（或100次，或200次），就会进入设计好的关键词表中，关键词出现多少可以编入关键词表，操作人员可以通过设计的软件进行调整。关键词表为便于检索，自动按首字笔画排列。这样，“周梅森”与“梅森”就不会混淆。
（三）资料数据库资料检索利用系统
建立以数据库框架、内容门类为主体的多元型检索系统。
1树状检索
前置内容分类代码表提供门类（资料库架构系统）树状检索。在树状检索中代码变得不是很重要，但在资料入库时代码与时间的复合定位尤为重要。
如查“1989年的淡水渔业”资料，首先点击“农业”，打开为“农业综合”、“农业生产条件”、“农业产业结构”、“种植业”、“林业”、“畜牧业”、“渔业”、“农业产业化经营”、“乡镇企业”、“农村能源建设”、“农垦”、“农场”、“农业行政管理”等。再点击“渔业”，打开的是“渔业综合”、“水产资源”、“海洋渔业”、“淡水渔业”、“水产品加工与经营”、“渔业服务”、“水产养殖”。再点击“淡水渔业”，填“1989”，那么“1989年的淡水渔业”资料卡片就按照时间顺序呈现在点击者的面前。此时的电脑屏幕，左边1/4设计为内容所在的树状门类目录，右边3/4设计为资料内容。
2关键词检索
前置关键词表提供关键词检索。打开关键词表，点击自己所需的资料。如点击“汶川大地震”，那么所有的汶川大地震资料都集中在点击者面前。点“都江堰灾后重建”，所有“都江堰灾后重建”资料都按照顺序呈现在点击者面前。如果需要更加精确，可以加附加词，如“都江堰灾后重建”，添加“壹街区”，都江堰灾后重建资料相关壹街区的资料卡片都集中出来。
3自设主题词检索
如果检索者既不想采取树状检索，也不想通过关键词检索，可以自己设主题词进行模糊检索。此时，计算机先在关键词库搜索，搜索不到再像其他资料库、网站那样全文模糊搜索（百度就是这样搜索的）。
（四）设计流程与地情资料数据库最终设计目标
1资料入库设计
（1）设计提供资料存入的数据库框架。（2）为框架编制代码（3）设计六种资料电子卡模版菜单。打开“资料电子卡”菜单，显示6种模版图标，选择使用。（4）模版同时具有简单的资料整理的工作平台作用。包括删改的系列手段，如脚注（注文点脚注符号才打开注文）、删节号、画线（试删除）等，以便确定最终资料卡片保留的文字内容。（5）设计代码自动调整手段，根据实际情况数据库子库会有少量的增减，原代码随之自动调整。调整范围包括：代码表、已输入数据库的资料卡代码、数据库框架代码（尽量把数据库框架设计的较为稳定，即使调最好在低级层次调整，以免计算机能力达不到）。（6）设计资料卡片批量或单个进入数据库软件系统。资料电子卡按照代码和资料内容时间两数据，一点“进入”，电子卡就自动进入自己的坐标点；同时只要资料电子卡具备“代码”和“资料内容时间”，资料也可以批量导入。（7）通过软件设计，入库后的资料，管理者仍有修改、补充、说明的可能。
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